Samenwerken met partners: van intentie naar afspraken

Van intentie naar afspraak: waarom een goed voornemen nog geen samenwerking is

Een gedeeld idee is nog geen samenwerking. Partijen zeggen vaak ja tegen het principe, maar denken later anders over doel, verwachtingen en verplichtingen. Maak die vooraf expliciet; dat voorkomt teleurstelling en misverstanden.

Van intentie naar afspraak betekent: benoem wat jullie samen willen bereiken, wie waarvoor verantwoordelijk is, welke informatie jullie delen en hoe je bijstuurt of stopt. Een goed voornemen wordt pas uitvoerbaar als het is vertaald naar concrete afspraken.

Bepaal eerst welk type samenwerking je wilt aangaan

Bepaal eerst het type samenwerking. Gaat het om duurzaamheid, data delen, levering, zorg of een publiek-private afspraak? Elk type vraagt om eigen afspraken.

Voor duurzaamheidsafspraken met concurrenten, leveranciers of afnemers heeft de ACM een apart kader. Je mag bijvoorbeeld samen een recyclingsysteem opzetten of afspreken vervuilende grondstoffen niet meer te gebruiken. De ACM onderscheidt typen afspraken met eigen voorwaarden.

Bij zorgsamenwerking let de ACM extra op. Samenwerking die kwaliteit en betaalbaarheid van zorg verbetert, moedigt zij aan.

Voor data delen gelden Europese kaders zoals de Data Governance Act (DGA) en de Data Act (DA). Voor publiek-private samenwerking is een convenant een bekend instrument.

Toets vooraf of je afspraken binnen de concurrentieregels passen

De Autoriteit Consument & Markt (ACM) is een onafhankelijke toezichthouder en houdt toezicht op de mededinging. Je mag samenwerken met andere bedrijven in je sector, leveranciers of afnemers zolang je eerlijk concurreert.

De belangrijkste aandachtspunten zijn prijzen, markten, aanbestedingen, arbeidsvoorwaarden, productiehoeveelheid en concurrentiegevoelige informatie.

Bepaal je eigen prijzen. Maak geen afspraken met concurrenten over inkoopprijzen, verkoopprijzen, prijsverhogingen, toeslagen of kortingen. Maak ook geen afspraken met afnemers over vaste prijzen of minimumprijzen. Praat niet met concurrenten over je strategie, zoals prijzen of je reactie op toekomstige trends.

Bepaal zelf welke producten en diensten je waar aanbiedt, naar welke klanten je gaat en in welke gebieden. Verdeel de markt niet tussen concurrenten: maak dus geen afspraken over wie aan welke klanten levert of wie in welke gebieden werkt. Spreek ook niet af wie wanneer in welk gebied aanbiedingen doet.

Bepaal zelf of en met welke prijs je inschrijft op een aanbesteding; spreek niet af wie aan welke aanbesteding meedoet en praat niet met concurrenten over de inschrijving. Houd concurrentiegevoelige informatie zoals kortingen, aanbestedingen en arbeidsvoorwaarden voor jezelf.

Doe de samenwerkcheck om in te schatten of je afspraak mag. Voor leveranciers en winkeliers is er de adviesprijscheck.

Voor duurzaamheidsafspraken gelden specifieke voorwaarden, waaronder afspraken die de concurrentie niet beperken, afspraken om internationale duurzaamheidsregels te volgen, afspraken over duurzaamheidsnormen en concurrentiebeperkende afspraken waarbij de voordelen groter zijn dan de nadelen.

Let op: de regels gelden ook voor ondernemersverenigingen, brancheorganisaties en overheden die producten of diensten op de markt aanbieden.

Kun je een aanbesteding niet alleen doen, dan mag je onder voorwaarden samen met een concurrent inschrijven; volg daarvoor het stappenplan in de handleiding voor combinatieovereenkomsten van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Kies het juiste instrument: intentieverklaring, overeenkomst of convenant

Van vrijblijvend naar bindend: een intentieverklaring legt vooral het voornemen vast; een samenwerkingsovereenkomst of convenant bevat concrete voorwaarden en verplichtingen.

Een convenant is een schriftelijke set afspraken tussen een overheidsorganisatie en één of meer andere partijen. Een voorbeeld is het convenant tussen Zorginstituut Nederland en het CBS, gepubliceerd op 24 juli 2025. Het legt vast onder welke voorwaarden en verplichtingen het Zorginstituut gegevens levert aan het CBS en hoe die gegevens gebruikt en verwerkt mogen worden. De periode loopt vanaf december 2019 en Zorginstituut Nederland is verantwoordelijk.

Een samenwerkingsovereenkomst kan ook gaan over toegang tot data of systemen. Het CBS sloot bijvoorbeeld een overeenkomst met de UvA waarin de wijze en voorwaarden voor toegang tot Remote Access zijn vastgelegd. Kies het instrument dat bij het doel past: vrijblijvend verkennen, bindend uitvoeren of publiek-private afspraken borgen.

Leg data-afspraken en vertrouwelijkheid expliciet vast

Data zijn essentieel voor economische groei en innovatie. Het combineren van data uit diverse bronnen kan processen en diensten verbeteren, mits gegevens beschikbaar zijn of op een laagdrempelige manier te verkrijgen zijn.

De Europese Data Governance Act (DGA) en Data Act (DA) zetten kaders. De DGA is gepubliceerd op 3 juni 2022 en is vanaf 24 september 2023 van kracht. De DGA vergroot het vertrouwen bij het delen van data, onder meer via hergebruik van overheidsdata, erkenning van data-altruïstische organisaties en een kader voor databemiddelingsdiensten. Databemiddelingsdiensten faciliteren de commerciële uitwisseling van data tussen bedrijven en instellingen; er geldt een registratieplicht met specifieke eisen.

De Data Act is gepubliceerd op 11 januari 2024; de meeste bepalingen treden op 12 september 2025 in werking. De DA richt zich op eerlijke toegang tot data en gebruikersrechten. Waar de DGA processen en structuren faciliteert voor vrijwillig delen, bepaalt de DA wie waarde uit data mag halen en onder welke voorwaarden.

Leg in je afspraken vast wie toegang krijgt, hoe data worden gebruikt en verwerkt, en hoe vertrouwelijkheid en beveiliging zijn geregeld. Het convenant Zorginstituut-CBS is daarvan een voorbeeld: het beschrijft de voorwaarden en verplichtingen voor gegevenslevering en de wijze van gebruik en verwerking.

Maak rollen, verplichtingen en evaluatie concreet

Maak concreet wie wat doet. Benoem verantwoordelijkheden, contactpersonen en welke informatie partijen uitwisselen. Leg de duur van de samenwerking vast en hoe en wanneer je evalueert.

Spreek af hoe je bijstuurt als doelen niet worden gehaald of omstandigheden veranderen. Denk aan tussentijdse evaluatiemomenten, een escalatieroute en de mogelijkheid om afspraken aan te passen.

Regel ook het einde: wanneer mag een partij opzeggen, wat gebeurt er met gedeelde data en lopende verplichtingen, en hoe worden geschillen opgelost? In het convenant Zorginstituut-CBS is de periode vanaf december 2019 vastgelegd en is het Zorginstituut als verantwoordelijke partij benoemd. Zulke expliciete afspraken maken de samenwerking uitvoerbaar en houdbaar.

Van concept naar ondertekening: een praktisch stappenplan en checklist

Verken de intentie: wat willen partijen bereiken en past een samenwerking daarbij?

Regel intern draagvlak: stem af met bestuur, juridische zaken, finance en uitvoering.

Stel conceptafspraken op: doel, partijen, rollen, data, financiën, duur, evaluatie en exit.

Toets de afspraken. Doe de ACM-samenwerkcheck en, waar relevant, de adviesprijscheck. Let bij duurzaamheidsafspraken op de voorwaarden van de ACM. Overweeg een juridische toets.

Overleg en onderteken. Bespreek het concept met alle partijen, verwerk feedback en laat bevoegde vertegenwoordigers tekenen.

Evalueer periodiek. Plan evaluatiemomenten in, monitor de voortgang en stuur bij waar nodig. Sluit af volgens de gemaakte afspraken.

Checklist: doel en scope; partijen en rollen; verantwoordelijkheden en contactpersonen; data-afspraken (toegang, gebruik, verwerking, vertrouwelijkheid); financiële afspraken; duur en evaluatiemomenten; exit- en geschillenregeling; concurrentietoets (samenwerkcheck/adviesprijscheck); juridische toets; interne goedkeuring.